Privatlivspolitik for omni-platform.eu

Denne politik beskriver, hvordan OMNI Intelligence ApS (under stiftelse) behandler personoplysninger, når du besøger omni-platform.eu, prøver vores demo, logger ind på vores prøveside, booker et møde, skriver til os eller er kontaktperson hos en kunde eller samarbejdspartner.

1. Dataansvarlig

OMNI Intelligence ApS (under stiftelse), v/ Rune Ahlf
Rypevej 15, 5672 Broby
E-mail: admin@omni-platform.eu

Skriv til os på admin@omni-platform.eu, hvis du har spørgsmål til politikken eller vil bruge dine rettigheder.

2. Sådan behandler platformen data for boligorganisationer

Roller. På platformen OMNI LifeCircle er boligorganisationen (fx boligselskabet eller udlejeren) dataansvarlig for oplysninger om beboere, medarbejdere og teknikere. OMNI behandler oplysningerne på boligorganisationens vegne som databehandler efter en databehandleraftale.

Produktdata til producenter. Når boligorganisationen har givet tilladelse til det i en skriftlig aftale med OMNI, kan OMNI på boligorganisationens vegne give producenten adgang til følgende oplysninger om producentens egne produkter: serienummer, modelnummer, installationsdato og garantistart. Producenten betaler for adgangen. Navn, kontaktoplysninger, adresse, lejlighed, fritekst og fotos er ikke med. Oplysningerne kan være personoplysninger, fordi de kan knyttes til en bestemt bolig. Boligorganisationen beslutter som dataansvarlig, om oplysningerne må videregives, og oplyser beboerne om det. Grundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i produktsikkerhed, garanti og service). Producenten er selv dataansvarlig for de oplysninger, den modtager.

Garantisager. Garantisager skal behandles som separate sager og holdes adskilt fra Producentadgang. Når viceværten har godkendt en sag, skal den sendes til garantiholderen (producent eller leverandør) eller dennes servicepartner. Sagen skal indeholde oplysninger om produktet og fejlen samt viceværtens kontaktoplysninger, så der kan følges op. Beboerens kontaktoplysninger sendes kun med, hvis det er nødvendigt for at kunne udføre reparationen i boligen, og beboeren har sagt ja til det i den konkrete sag. Garantiholderen og servicepartneren er selv dataansvarlige for de oplysninger, de modtager. Funktionen er under udvikling.

Er du beboer? Læs boligorganisationens egen information om behandlingen af dine oplysninger og denne privatlivspolitik. Henvender du dig til os om oplysninger, som en boligorganisation er ansvarlig for, sender vi henvendelsen videre til boligorganisationen uden unødig forsinkelse.

3. Når du besøger hjemmesiden

Cookies og lagring. Vi bruger ingen statistik, analyse eller annoncering. Funktionel lagring (omniHero i browserens lokale lager) husker billedvisningen på forsiden. Den bruges kun, hvis du har givet samtykke i vores cookiebanner (cookiebekendtgørelsen og GDPR art. 6, stk. 1, litra a). Dit valg gemmes i browserens lokale lager i 12 måneder (omniSamtykke og omniSamtykkeLog), så vi kan respektere og dokumentere det. Det er teknisk nødvendigt. Når du åbner login-siden eller demoen, gemmer Firebase Authentication (Google) loginoplysninger i browserens lokale lager (IndexedDB). Det er teknisk nødvendigt for login. Når du åbner chatten OMNI Assist eller sender en formular, bruger vi Googles reCAPTCHA Enterprise og Firebase App Check til at beskytte mod automatiseret misbrug. Det er teknisk nødvendigt for, at chatten og formularerne kan bruges. Google sætter da cookien _GRECAPTCHA på www.google.com, som udløber efter op til 6 måneder. Google kan også sætte sine egne cookies (fx NID), hvis du allerede har dem. Desuden gemmes _grecaptcha i din browsers lokale lager og App Check-data i IndexedDB. Når du bruger chatten, gemmer vi et sessions-id og chattens privatlivsoplysninger i browserens sessionslager (sessionStorage). De forsvinder, når du lukker fanen. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage under Cookieindstillinger nederst på siden og slette cookies og lagrede data i din browsers indstillinger. Læs mere i afsnittet om OMNI Assist og Googles privatlivspolitik.

App og offline. App-delen bruger en service worker, der gemmer sidernes filer i din browsers cache, så sider, du har åbnet, kan vises uden forbindelse. Der gemmes ingen personoplysninger eller login-svar, og intet sendes til OMNI. Lagringen er nødvendig for den funktion, du selv bruger (cookiebekendtgørelsen § 4, stk. 2). Du kan slette den i din browser.

Demo-data i app-delen: omniReparatoer og omniFraflytReg gemmer det, du indtaster i demoen, kun i din browsers lokale lager. Intet sendes til OMNI. Du kan slette det i din browser.

omniDemoForening gemmer de demodata, du selv indtaster i demoforeningen, kun i din browsers lokale lager. Intet sendes til OMNI. Du kan slette det i din browser.

omniGevinstBoliger gemmer det antal boliger, du selv indtaster i gevinstberegningen, kun i din browsers lokale lager. Intet sendes til OMNI. Du kan slette det i din browser.

Skrifttyper og billeder hentes fra vores eget domæne. Undtagelse: Hvis du klikker på 'Vis kort' på siden for EOL-aftagere, hentes kortbilleder fra OpenStreetMap (tile.openstreetmap.org), som modtager din IP-adresse og browseroplysninger. Se OpenStreetMap Foundations privatlivspolitik.

Indtil videre henter login-, rolle- og demosiderne samt siden til at booke en samtale Googles Firebase-bibliotek fra www.gstatic.com, når siden åbnes. Google modtager derved din IP-adresse og browseroplysninger. Vi arbejder på at hente biblioteket fra vores eget domæne.

Hosting og tekniske logs. Hjemmesiden drives på Google Firebase Hosting, som leverer siden via Googles globale netværk (CDN). Forsiden henter nyheder fra OMNIs egen nyhedstjeneste, som drives på Google Cloud Run. Google modtager derved de samme tekniske oplysninger som ved hosting. Når du besøger siden, modtager Googles servere de tekniske oplysninger, som din browser altid sender. Det er din IP-adresse, tidspunktet, den side, du beder om, og oplysninger om din browser og enhed. Oplysningerne bruges til at levere siden, sikre driften og opdage og forhindre misbrug.

• Retsgrundlag: vores legitime interesse i at kunne vise hjemmesiden sikkert og stabilt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).
• Opbevaring: Google gemmer efter egne oplysninger IP-adresser i serverlogs i op til nogle måneder til misbrugsforebyggelse og driftsanalyse. Vi bruger ikke logs til at kortlægge enkelte besøgende.
• Googles rolle: Google behandler oplysningerne som vores databehandler. For visse tekniske driftsoplysninger om brugen af tjenesten (fx IP-adresser) er Google selv dataansvarlig efter sin egen privatlivspolitik: https://policies.google.com/privacy.

4. Ansøgninger fra leverandører og producenter

Når I søger om at blive leverandør eller producent, behandler vi følgende oplysninger: virksomhedsnavn, CVR-nr., kontaktperson, e-mail, telefon, produktområder eller mærker og jeres beskrivelse. Vi bruger oplysningerne til at behandle ansøgningen og kontakte jer om et samarbejde. Grundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra b og f. Hvis der ikke bliver indgået en aftale, skal ansøgningen slettes senest 12 måneder efter, at den er behandlet. Hvis der bliver indgået en aftale, gemmer vi oplysningerne, så længe aftalen løber, og derefter efter reglerne om bogføring og forældelse. Nyheder på e-mail sender vi kun, hvis I har sagt ja til det (art. 6, stk. 1, litra a). I kan altid trække samtykket tilbage. Send ikke oplysninger om beboere i ansøgningen.

5. OMNI Assist og beskyttelse mod misbrug

AI-chat. OMNI Assist-chatten på kontaktsiden er en AI-assistent, der bruger Googles Gemini (Vertex AI i EU). I beboerdemoen på /home/ søger OMNI Assist kun i brugsanvisningerne og bruger ikke AI. Det, du skriver, behandles af Googles AI-model Gemini i Googles EU-region. Google er vores databehandler. Svarene kan være forkerte, og assistenten giver ikke juridisk rådgivning og afgør ikke garantisager. Del ikke CPR-nummer eller helbredsoplysninger. Hvis du skriver et CPR-nummer, skal det maskeres, før det gemmes. Grundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra f, fordi vi har en legitim interesse i at besvare henvendelser. Chatlogs skal slettes efter 30 dage.

Typeskilt-læser. Montører, viceværter, teknikere og EOL-aftagere kan fotografere et typeskilt. Billedet sendes til vores server i EU og til Googles AI-model Gemini i Googles EU-region, som læser model, PNC og serienummer. Vi gemmer og logger ikke billedet. Google er vores databehandler, bruger ikke billedet til at træne sine modeller, men kan opbevare forespørgsler i en begrænset periode for at opdage misbrug. Læseren er beskyttet med reCAPTCHA Enterprise og Firebase App Check (se Beskyttelse mod misbrug). De aflæste oplysninger gemmes i browserens sessionslager, indtil du lukker fanen. Grundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra f, fordi vi har en legitim interesse i korrekt registrering af produkter.

Supportsager. Opretter du en supportsag, gemmer vi emne, din beskrivelse, din e-mail, hvis du oplyser den, tidspunkt og sagsnummer. Din beskrivelse gemmes som din egen tekst, og vi har ikke kontrolleret den. Åbne sager gemmes, så længe sagen er åben. Lukkede sager skal slettes 12 måneder efter, at de er lukket. Bliver en sag til en reklamation, en garantisag eller en tvist, gemmes den, så længe den sag kræver det. Vi gemmer kun anonyme tal om supportsager, fx antal og emne, uden indholdet og uden oplysninger om dig. Det er ikke statistik om dine besøg på hjemmesiden.

Beskyttelse mod misbrug. For at beskytte chatten og formularerne mod automatiseret misbrug bruger vi Googles reCAPTCHA Enterprise og Firebase App Check. De behandler oplysninger om din enhed, din browser og din adfærd på siden. Google kan behandle oplysningerne uden for EU. Det sker i så fald på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og EU-US Data Privacy Framework. Grundlaget er GDPR art. 6, stk. 1, litra f, fordi vi har en legitim interesse i sikkerhed. Beskyttelsen er teknisk nødvendig for, at chatten og formularerne kan bruges.

6. Når du booker et møde eller skriver til os

Booking af møde. Når du er logget ind på prøvesiden, kan du bede om et møde via vores bookingformular. Vi gemmer de oplysninger, du udfylder: navn, titel/stilling, organisation/boligselskab, organisationens adresse, e-mail, telefonnummer, emne (demo, pilot eller andet), ønsket tidspunkt og en eventuel besked. De gemmes sammen med din login-identitet i Google Firebase (Firestore) i en EU-region. Når mødet er aftalt, sender vi en invitation fra vores Google Kalender til din e-mail.

Vi bruger oplysningerne til at aftale og holde mødet og til at følge op på det.

E-mail. Skriver du til os på e-mail, behandler vi de oplysninger, du giver os. Det er typisk navn, organisation, stilling, kontaktoplysninger og indholdet af henvendelsen. Vi bruger dem til at besvare dig og følge op på din henvendelse.

• Retsgrundlag: art. 6, stk. 1, litra b (forhold forud for en aftale, som du har bedt om, fx et møde) og litra f (vores legitime interesse i at besvare henvendelser og føre dialog med interesserede organisationer).
• Modtager: Google behandler bookingen (Firebase/Firestore), kalenderinvitationen, Google Meet og vores e-mail som vores databehandler (Google Cloud og Google Workspace). Oplysningerne sælges ikke.
• Opbevaring: Bookinger og henvendelser, der ikke fører til et kundeforhold, sletter vi senest 12 måneder efter den seneste kontakt. Det gælder også kalenderaftalen.

Vi sender ikke nyhedsbreve eller markedsføring pr. e-mail, medmindre du på forhånd har givet samtykke til det.

7. Kunder og samarbejdspartnere

Er du kontaktperson hos en kunde eller samarbejdspartner, behandler vi navn, stilling, arbejdskontaktoplysninger og vores korrespondance med dig. Vi bruger oplysningerne til at indgå og administrere aftalen, yde support og fakturere. Fakturerings- og betalingsoplysninger behandler vi for at kunne opfylde vores pligt til bogføring.

• Retsgrundlag: art. 6, stk. 1, litra b (aftalen), litra c (bogføringsloven) og litra f (vores legitime interesse i at administrere samarbejdet med din organisation).
• Opbevaring:
• Korrespondance og kontaktoplysninger gemmer vi, så længe samarbejdet varer, og derefter i op til 3 år af hensyn til eventuelle krav.
• Regnskabsmateriale gemmer vi i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører (bogføringsloven).

8. Salgsdemoen

Vi viser OMNI LifeCircle i salgsdemoen, som linkes fra forsiden. Den drives på Google Firebase Hosting. Demoen er tydeligt markeret med et DEMO-banner, indeholder kun fiktive data og bliver ikke vist i søgemaskiner. Indtast ikke rigtige oplysninger om personer, boliger eller sager.

Login. Adgang til demoen kræver, at du er logget ind på prøvesiden (se afsnit 9). Inde i selve demoen beder vi ikke om yderligere personoplysninger.

Fotos af typeskilte. Typeskilt-læseren i salgsdemoen virker som beskrevet i afsnit 5 under Typeskilt-læser.

Lagring i din browser. Demoen gemmer kun dine egne demoindtastninger, fx model og serienummer, i browserens sessionslager, så demoen husker dem, mens du bruger den. Lagringen er strengt nødvendig for at levere den demo, du selv har bedt om, og kræver derfor ikke samtykke. Oplysningerne bliver ikke sendt til os og forsvinder, når du lukker fanen eller trykker "Nulstil demo". Demoen sætter kun cookien _GRECAPTCHA, når du vælger »Start læseren«. Den er strengt nødvendig for at beskytte læseren mod misbrug (cookiebekendtgørelsen § 4, stk. 2). Demoen bruger ingen analyse eller sporing. Knapper til fx producentens brugsanvisning eller EU's energimærkedatabase EPREL åbner kun en anden hjemmeside, når du selv trykker.

Hosting og tekniske logs. Demoen drives på Google Firebase Hosting ligesom omni-platform.eu. Googles servere modtager de tekniske oplysninger, som din browser altid sender, herunder din IP-adresse. Oplysningerne bruges til at levere siden og forhindre misbrug og opbevares som beskrevet i afsnit 3. Om overførsel uden for EU/EØS, se afsnit 11.

Retsgrundlag: vores legitime interesse i at kunne vise en sikker og stabil demo for interesserede organisationer (art. 6, stk. 1, litra f).

9. Login på prøvesiden

Når du logger ind på OMNIs prøveside, gemmer vi en login-log.

Login. Du logger ind med din Google-konto eller med din e-mail. Selve login-funktionen leveres af Google (Firebase Authentication). Når du går videre til valg af tid i bookingen, henter vi ledige tider fra Google Firebase (Firestore). Googles bibliotek kontakter i den forbindelse også www.google.com for at teste forbindelsen. Google modtager derved din IP-adresse og browseroplysninger.

Oplysninger. Vi gemmer dit navn, din e-mail, loginmetode, den rolle, du vælger, og tidspunktet for login.

Formål og retsgrundlag. Vi bruger oplysningerne til at give dig adgang til prøvesiden og til at følge op på din brug af demoen. Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at styre adgangen og følge op over for interesserede organisationer (art. 6, stk. 1, litra f). Du kan gøre indsigelse, se afsnit 12.

Ingen markedsføring uden samtykke. Vi sender ikke nyhedsbreve eller anden markedsføring pr. e-mail, medmindre du på forhånd har givet samtykke til det (markedsføringsloven § 10).

Opbevaring og adgang. Login-loggen gemmes i Google Firebase (Firestore) i en EU-region. Google er vores databehandler. Kun OMNIs administratorkonto (admin@omni-platform.eu) har adgang til loggen. Om overførsel uden for EU/EØS, se afsnit 11.

Sletning. Hver registrering slettes 12 måneder efter det pågældende login.

10. Hvem modtager oplysningerne?

Vi sælger ikke navne, kontaktoplysninger eller adresser. Om producenters adgang til produktdata, se afsnit 2. Oplysningerne kan blive behandlet af:

• Google (Firebase Hosting, Firebase Authentication, Firestore og Google Cloud), som driver hjemmesiden, demoen og login-loggen på prøvesiden, og Google Workspace (Google Kalender, Google Meet og e-mail), som vi bruger til bookinger, møder og korrespondance.
• Vores leverandører af e-mail og IT som databehandlere, der kun må behandle oplysningerne efter vores instruks.
• Producenter af hvidevarer, som med boligorganisationens skriftlige tilladelse får adgang til serienummer, modelnummer, installationsdato og garantistart (se afsnit 2).
• Garantiholdere og servicepartnere, som modtager garantisager (se afsnit 2).
• Stripe, som behandler betalinger mellem kunde og leverandør som selvstændig dataansvarlig.
• Revisor og offentlige myndigheder, når det er nødvendigt eller kræves efter loven.

11. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Googles netværk er globalt, så de tekniske oplysninger fra dit besøg på hjemmesiden og demoen, oplysningerne i Googles login-funktion (Firebase Authentication) og oplysningerne fra bookinger, møder og e-mail i Google Workspace kan blive behandlet uden for EU/EØS, herunder i USA. Overførsler til USA sker på grundlag af EU-Kommissionens afgørelse om EU-US Data Privacy Framework, som Google LLC er certificeret under. Til andre lande uden en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau sker overførsler på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Skriv til os, hvis du vil have en kopi af det relevante overførselsgrundlag.

12. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du ret til:

• at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• at få urigtige oplysninger rettet
• at få oplysninger slettet
• at få behandlingen begrænset
• at få udleveret oplysninger, du selv har givet os, i et struktureret og maskinlæsbart format (dataportabilitet), når behandlingen sker på grundlag af aftale eller samtykke
• at gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesse. Du kan altid gøre indsigelse mod direkte markedsføring.
• at trække et samtykke tilbage når som helst. Det påvirker ikke lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen.

Der kan være betingelser eller begrænsninger for rettighederne. Skriv til admin@omni-platform.eu. Vi svarer som udgangspunkt inden for en måned.

Vi træffer ingen afgørelser om dig, der alene bygger på automatisk behandling.

13. Klage til Datatilsynet

Du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

Vi vil gerne høre fra dig først, så vi kan forsøge at løse sagen.

14. Ændringer

Vi opdaterer politikken, når vi ændrer vores behandling af personoplysninger, fx når nye funktioner bliver tilgængelige. Datoen øverst viser, hvornår politikken senest er ændret.

Til toppen